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実在庫と理論在庫なぜ差異が起きるのか?

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今回は実在庫と理論在庫の差異についてお話しします。

在庫管理を行う中で実在庫と理論在庫という言葉をよく使います。
在庫管理に関わる方ならお分かりだと思いますがその違いを改めてあげてみます。

◆実在庫とは

 

実在庫とは店舗や倉庫、工場などに実際にある通常「在庫」と呼ばれているもののことを指します。
小売業の場合は主に商品ですが、製造業などの場合は部品や原料なども在庫に含まれます。
これらを総称して実在庫と呼び、棚卸の際にはこれらをカウントします。

 

◆理論在庫とは

 

理論在庫とはシステム上、もしくは帳簿上の在庫のことを指し「帳簿在庫」とも呼ばれます。
受注・入荷・移動・出荷・返品など、データや伝票で処理された入出荷情報を元に作られます。
棚卸実施時には実在庫と理論在庫を突き合わせ過不足を出し差異の調査を行います。

通常、入荷・出荷時の処理が正しく行われていれば過不足は出ないはずですが、様々な原因で差異は発生します。

1.入荷、出荷数のカウント、入力ミス

2.実在庫と伝票に差異があり気付かず処理

3.盗難被害にあう

4.棚卸時に在庫を移動させてしまった

5.液体等、不定貫商品は正確な計量が難しい

6.実在庫は廃棄したが、帳簿上の処理がもれていた  ・・・など

 

上記は一例になりますが、在庫管理を行っていく上で実在庫と理論在庫の差異は少なからず発生します。

在庫の過不足問題を防止するには、リアルタイムに在庫を把握することが必要になりますが、システム連携などでタイムラグが起きる場合には頻繁に受注のある商品の実在庫を定期的に確認するというのも有効な手段です。

在庫をかかえる企業にとって在庫管理は避けて通ることはできません。
また、在庫管理に人が介す限り、実在庫と理論在庫の差異は発生します。

差異にすぐ気づけば、原因特定も容易となるため、定期的な棚卸を行うことが理想ですが、そうもいかないのが現実です。

在庫差異を最小化する為の主な方法を下記に紹介します。

 

*** 1.バーコード管理を徹底する ***

 

在庫の差異を減らすもっとも簡単な方法はバーコード管理システムを導入することです。
商品の入荷、出荷時にバーコードをスキャンすることで人為的なミスを撤廃します。
商品にバーコードが既に付いている場合は、迷わず導入をしましょう。
商品にバーコードがついていない場合は、商品を補完する棚にバーコードを付けるか、入荷時に商品にバーコードを貼付けることで対応します。

倉庫や物流センターに置いてバーコードによる入荷・出荷のデータ記録は今や当たり前となっています。
入出荷時の記録作業の効率化も大きなメリットです。

バーコード管理されていない倉庫では入荷、出荷の度に伝票をチェックして、実際の数量をメモします。
それを事務所のPCに入力しますので、二度手間・記入・入力ミス・タイムラグなど様々な問題が発生します。

バーコードとハンディターミナルを効果的に導入することで倉庫での物流作業は劇的に効率化されるのです。

 

*** 2.棚卸の運用ルールを確立する ***

 

棚卸の差異が発生する大きな要因として、棚卸時のカウントミスが上げられます。
棚卸時のカウントミスに対して、「カウントミスをしないように!」と口でいくら現場担当者に指示をしても意味はありません。

ミスが発生するのは、運用ルールが定まっていないからです。
誰が何時~何時までどこのエリアを棚卸するのか、棚卸のカウント方法、棚の上に上げてある商品のカウント方法など、棚卸の運用ルールを作成して、棚卸前にしっかりと共有することが重要になります。

 

*** 3.入出荷時の例外処理のルールを定める ***

 

入出荷時に指示数量や伝票の数量と異なる場合に、作業者それぞれで処理方法が異なる現場を見かけます。
例外処理に対してしっかりと運用ルールを定めることが重要です。

 

*** 4.在庫差異を数量と金額でKPI管理する ***

 

毎月実施する棚卸の差異率をKPIに定めて観測する運用をお勧めします。
差異率は金額で見る場合と数量で見る場合とありますが、どちらも計測しておくことをお勧めします。

 

*** 5.販売管理システムとは別の専用システムを導入する ***

 

販売管理システムの在庫管理はお金の管理の為の設計になっています。
多くの場合、販売管理システムの理論在庫数量と現場の在庫が合わないというのはその為です。
合わないのが当たり前なので、合わせようとすればするほど現場に無理が生じてきます。
倉庫管理専用の倉庫管理システム(WMS)や在庫管理専用の在庫管理システムを導入することで、現場の在庫をリアルタイムに管理できるようになる為、お勧めです。

 

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